Mitarbeiterbeteiligung bei der Standortplanung

28. März 2017

Mitarbeiterbeteiligung ist für manche Firmen nur eine leere Worthülse. Wieder andere Unternehmen – und von solch einem möchte ich hier heute berichten – wollen es ganz genau wissen und verschaffen sich z.B. mit einer Umfrage einen Einblick, wie die Mitarbeiter, ihre Arbeitsumgebung bewerten. Mit diesem Thema setze ich heute meinen vorhergehenden Blogartikel „Leistungsbild für den Innenausbau“ fort. Nochmal kurz die Ausgangslage: Ein international tätiges Familienunternehmen verlegt seinen Verwaltungssitz. Das Unternehmen möchte, dass sich die Mitarbeiter, Kunden und Besucher auch am neuen Sitz sofort „wie zuhause“ fühlen. Natürlich im übertragenen Sinn. Denn es geht um die Arbeitsatmosphäre, um die Raumkonzeption, um einzelne Arbeitsplätze, um Konferenzräume und Sonderzonen und um Abtrennungen, damit störungsfrei das Alltagsgeschäft seinen Lauf nehmen kann.

Mitarbeiterbeteiligung durch Mitarbeiter-Umfrage

Wir waren schon eine Weile beschäftigt, um diese Umfrage zusammenzustellen, durchzuführen und schließlich auszuwerten. Doch nicht der Aufwand, sondern die Qualität der Fragestellungen und die Umsetzung der Umfrageergebnisse wurden dabei von uns priorisiert. Von Anfang an sollte für alle Teilnehmer der Umfrage deutlich spürbar sein, dass es im Kern wirklich um ihre persönliche Arbeitsumgebung und die damit verbundenen Optimierungsmöglichkeiten geht.

Fragestellungen zur Tätigkeit der Mitarbeiter

Aufgeteilt war diese Umfrage in drei Module. Es begann im ersten Modul mit Fragen, wo es um das Tagesgeschäft der Mitarbeiter geht: Wo steht das Teamwork im Vordergrund und wo arbeitet der Mitarbeiter ganz unabhängig von den Kollegen?  Lässt sich die Tätigkeit gut vorausplanen oder kommt es ständig darauf an, abzuwägen, welche Aufgaben als nächstes zu erledigen sind ? Welche Rolle hat im Arbeitsalltag die räumliche Nähe zum Vorgesetzten, um sich im Arbeitsfortschritt schnell abstimmen zu können ? Und welche Arbeitsmaterialien müssen in Griffnähe sein, um den Arbeitsfluss nicht unnötig zu unterbrechen ?

Fragen zur Unternehmenskultur

Im zweiten Modul der Umfrage ging es mit verschiedenen und differenzierten Fragestellungen um die Einschätzung der Unternehmenskultur in der Abteilung zu welcher der Mitarbeiter gehört: Wird die strategische Ausrichtung der Abteilung eher innovativ oder eher beständig empfunden ? Welche Charakteristika beschreibt die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung am genauesten ? Wie sind die Erfolgskriterien definiert ? Welcher Führungsstil wird wahrgenommen ? Die Beantwortung dieser Fragen bzw. die Einschätzung der Mitarbeiter kann sich auch substantiell bei der Standortfrage und der Raumplanung widerspiegeln. Auch wenn das auf den ersten Blick nicht vollständig ersichtlich ist. Gern geben wir im persönlichen Kontakt einen vertieften Einblick, was wir uns dabei gedacht haben.

Fragen zur Arbeitsumgebung

Das dritte Modul der Umfrage fokussierte sich auf die direkte Arbeitsumgebung: Wie geeignet sind Büromobiliar, Flächennutzung und die Möglichkeit der individuellen Temperaturregelung für das Alltagsgeschäft ? Welche Rolle spielt am jeweiligen Arbeitsplatz die Privatsphäre ? Wo gibt es den nötigen Raum für spontane Besprechungen ? Zum Abschluss nahm die Umfrage auch noch den Arbeitsweg in den Blick und fragte nach den Verkehrsmitteln, die aktuell – und eventuell bei einem neuen Standort im Umland – benutzt werden, um zum Arbeitsplatz zu kommen ? Außerdem abgefragt wurde die persönliche Einschätzung der Mitarbeiter, welches die drei wichtigsten Kriterien für die Auswahl des neuen Standortes sind.

Auswertung der Umfrage zur Mitarbeiterbeteiligung

Jetzt habe ich ja schon mit der Nennung mancher Fragestellung sehr offensiv aus dem Nähkästchen geplaudert. Daher werde ich mich bei der Benennung der Ergebnisse der Umfrage dafür etwas mehr zurückhalten. Ich hoffe aber, dass „rüberkommt“, wie sehr wir beim Prozess der Standortplanung auf alle Beteiligten eingehen. Dies ist ein unverwechselbares Kennzeichen dafür, mit welcher Haltung die Office Group München solche Herausforderungen angeht. Für unseren Auftraggeber war entscheidend, dass wir nicht nur die Umfrageergebnisse präsentieren, sondern, dass wir eine sofort umsetzbare Lösung für den neuen Standort vorschlagen konnten. So brachten wir es in unserer Raumplanung auf den Punkt. Wir präsentierten, wie sich Meeting-Points, geschlossene Büros, Open Spaces, Think Tanks und Konferenzräume bedürfnisorientiert anordnen lassen.

Optimale Raumplanung durch Mitarbeiterbeteiligung

Diese Raumplanung  war dann die ideale Vorlage für die Auswahl des neuen Standortes des Verwaltungssitzes unseres Kunden. Dort am neuen Standort können sich die Mitarbeiter nun über kurze Wege im Gebäudeareal freuen und gleichzeitig überall optimale Arbeitsbedingungen vorfinden. Es gibt auf verschiedenen Ebenen „Rückzugsorte“ für Zeiten des störungsfreien Arbeitens und gleichzeitig „Treffpunkte“, die eine anregende Atmosphäre zum kreativen Arbeiten im Team ermöglichen. Es hat sich gelohnt mit den Fragen bei der Mitarbeiterbeteiligung ins Detail zu gehen. Gern können wir darüber ins Gespräch kommen, wie wir auch für Sie eine optimale Lösung finden können. Sie wissen ja: Gewerbeimmobilien – Ganz einfach mit der Office Group München. Versprechen wir.

Herzliche Grüße aus der Lebensarbeitswelt von

Markus Menzinger
Geschäftsführender Gesellschafter der Office Group

Alles. Greift. Ineinander

M. MENZINGER & V. TIBBE

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